Foot Gestion dispose d'un nouveau module de comptabilité qui a été optimisé et amélioré. Il est possible dès maintenant de boucler la comptabilité et de choisir ensuite l'exercice pour consultation.

Pour commencer votre comptabilité, vous devez créer un exercice comptable. Cliquez sur le bouton  qui se trouve à gauche des dates

Vous devez indiquer les date de début et de fin de votre exercice puis cliquez sur [Valider] pour enregistrer vos informations.

Le plan comptable regroupe tous les comptes que vous allez utiliser dans votre comptabilité. Ils sont classés en différentes classes :

1. Actifs
2. Passifs
3. Charges
4. Produits

ainsi que des comptes de clôture pour les soldes initiaux du bilan. Foot-Admin propose un plan comptable standard pour les clubs, que vous pouvez modifier et compléter par la suite.

Voir aussi : Paramétrage des groupes

Il est possible de regrouper les comptes en différents groupes. Pour cela, vous pouvez paramétrer les différents groupes en cliquant sur le petit bouton [...] qui se trouve dans le plan comptable. 

Vous pouvez maintenant consulter et modifier les différents groupes ou alors ajoute un nouveau groupe pour la classe de compte indiquée en cliquant sur [Ajouter un groupe].

Complétez les informations puis cliquer sur [OK] pour valider votre choix.

 Pour utiliser votre module de comptabilité, il faut dans un premier temps paramétrer la comptabilité correctement. Ces paramétrages sont utiles pour la comptabilisation des écritures lors de l'importation des paiements BVR.

Pour ajouter une écriture, cliquez sur le bouton ci-dessous :

Le Numéro de pièce comptable est automatiquement complété. Vous avez la possibilité de le modifier par la suite si vous le souhaitez.

Entrez une date, puis un libellé ainsi que les comptes impactés par cette écriture, ainsi que le montant à comptabiliser.

Pour les numéros de compte, vous pouvez soit les indiquer manuellement soit cliquer sur le petit bouton [...] pour le choix du compte. 

Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre choix.

Lors que l'écriture est terminée, cliquez sur [Enregistrer] pour sauvegarder l'écriture et la passer automatiquement dans votre comptabilité. Vous trouverez cette écriture dans le journal des écritures ainsi que dans les comptes correspondants.

Important : Il est obligatoire d'indiquer un compte de contrepartie pour toutes les écritures sinon votre bilan et le compte d'exploitation ne correspondront pas.

Une écriture multiple permet de regrouper une écriture selon l'exemple suivant:

Vous faites quelques paiements depuis votre compte banque, vous allez créer une seule écriture Banque et deux ou trois écritures de contrepartie. Cette possibilité est utilisée dans de nombreux logiciels comptables. Nous vous conseillons d'avoir quelques notions de comptabilité pour son utilisation.

A noter que nous ne fournissons pas de support pour les écritures comptables

Pour notre exemple de paiement, nous allons sélectionner la banque comme compte à créditer qui correspond au compte 1030

Il ne faut pas indiquer de compte à débiter dans ce cas, pour générer les comptes de contrepartie.

Cliquez sur [Enregistrer]

Votre écriture est maintenant enregistrée, vous devez lui attribuer des contreparties qui seront inscrites au débit des comptes de charge 

Cliquez sur [Ajouter]

Sélectionnez le compte corredpondant 

Puis complétez le libellé et le montant puis cliquez sur [OK] pour valider l'enregistrement de l'écriture de contrepartie.

Si le montant de contrepartie n'est pas identique au montant de l'écriture, votre bilan et votre compte d'exploitation seront erronés.

 Vous trouverez ensuite votre écriture dans la liste des comptes et dans votre journal sous cette forme.

Pour imprimer vos cotisations, il est important de paramétrer vos bulletins pour pouvoir éditer vos factures proprement. Le système BVR va vous faire faire des économies et gagner beaucoup de temps. 

L'encaissement est automatique, en téléchargeant un fichier XML depuis votre banque.

Contactez votre établissement financier pour rattacher votre compte à un compte BVR et complétez les informations ci-dessous. Vous devrez probablement envoyer des tests par la poste. Nous avons prévu un petit bouton [Test BVR]. Cliquez sur le bouton en question pour imprimer des documents pour des tests.

Le bouton [Test BVR pdf] vous montre un apercu d'une facture qui sera envoyée par e-mail en format PDF. Le bulletin sera alors intégré dans votre fichier, avec les informations du compte. Dans ce cas, le système ne tient pas compte des différentes marges ni des différentes impressions.

Vous pouvez accéder à la validation des fichiers BVR depuis le menu principal ou depuis la gestion des débiteurs, avec le bouton [Importer BVR]

Vous devez tout d'abord sélectionner votre fichier XML (format CAMT.054) que vous pouvez télécharger depuis votre e-banking ou depuis le site postfinance.

Sélectionnez un fichier en cliquant sur le bouton [Sélection Fichier XML]

Cliquez sur [Ouvrir] pour télécharger le fichier sur le serveur,

Cliquez maintenant sur [Traiter XML] pour afficher la liste des paiements contenus dans ce fichier.

La liste des paiements est affichées :

Comptabiliser les paiements

En l'état, vous n'avez fait que lire votre fichier. Pour comptabiliser les paiements et enregistre les écritures dans votre comptabilité (voir paramétrage BVR), vous devez cliquer sur le bouton [Comptabiliser]

Seules les écritures cochées seront comptabilisées.

Pourquoi certaines écritures ne sont pas cochées ?

Une écriture n'est pas cochée dans les cas suivants : 

• L'écriture a déjà été comptabilisée et le paiement déjà enregistré.
• L'écriture n'a pas été trouvée dans votre base de données.

Vous avez la possibilité de visualiser les paiements en cliquant sur les boutons correspondants

Pour boucler votre comptabilité, système va calculer les soldes et si un erreur est détectée une information sera affichée.

Suivez les instructions à l'écran

Après avoir cliqué sur le bouton [Procéder au bouclement], une nouvelle confirmation sera demandée. Nous vous conseillons d'imprimer la liste des comptes, le bilan et le résultat du compte d'exploitation.

Une dernière confirmation sera demandée :

Votre comptabilité est bouclée pour l'exercice et une nouvel exercice comptable sera généré avec la date de début suivante pour une période d'une année. 

 Les soldes sont générés pour les comptes actifs et passifs pour le nouvel exercice.

Vous pouvez revenir en arrière en cliquant sur l'exercice de votre choix, pour consulter les anciens exercices.

Il sera possible prochainement d'établir des comparaisons pour voir l'évolution de vos finances.